Thế hệ Windows
Desktop trên máy tính cực kỳ bừa bãi, bao gồm cả tá file lung tung. Đã lâu rồi tôi không mở thư mục Documents. Tôi không biết game cài ở chỗ nào trên ổ cứng. Cách đây khoảng 5 năm, tôi sẽ nhìn vào chiếc máy tính của mình và cảm thấy rất bất ngờ.
Tôi lớn lên trong thế hệ biết đến Windows trước tiên, thế hệ coi Windows là toàn bộ không gian số của mình. Sống cùng Windows, điều mà bất kỳ ai cũng phải làm là học cách quản lý file và thư mục. Ví dụ, sẽ có thư mục "Work" để đựng công việc, chia ra từng dự án. Nhạc down về bung nén ra để từng folder. File ảnh cũng sắp xếp ra ảnh đi du lịch Đà Nẵng, ảnh chụp họp lớp v...v...
Với người dùng lớn lên cùng Windows, ứng dụng quản lý File là thứ bắt buộc phải có.
Bởi thế, khi iOS (hay ban đầu gọi là iPhone OS) ra đời mà không có trình duyệt File, tôi đã cảm thấy vô cùng khó hiểu. Đến tận iOS 11, Apple mới đưa ra ứng dụng File, nhưng đó lại không phải là trình duyệt file kiểu "truyền thống" như Windows Explorer hay File Manager trên Android. Apple vẫn không cho phép người dùng duyệt thư mục trên bộ nhớ.
Trong 11 năm ấy, người dùng iOS vẫn sống tốt. Tại sao?
File nào, ứng dụng nấy
Bạn không cần ứng dụng quản lý file ở mức hệ điều hành khi từng ứng dụng có từng loại file riêng.
Câu trả lời trước hết nằm ở mức độ hoàn thiện cao của iOS. Ví dụ, người dùng hệ điều hành này đều sẽ hiểu rằng mọi bức ảnh chụp đều sẽ đi vào ứng dụng Photos. Bên trong ứng dụng Photos, iOS cho phép duyệt theo nhiều "chiều", ví dụ như thời gian, địa điểm, người. Người dùng cũng có thể tự tạo ra các Album để đặt ảnh tùy ý, bên cạnh các album mặc định như Favorites (yêu thích). Toàn bộ khâu quản lý file ảnh, thực chất được tập trung vào ứng dụng Ảnh. Người dùng không cần quan tâm ảnh nằm ở đâu trên bộ nhớ/đĩa cứng, mà chỉ cần quản lý ảnh theo cách thực sự có nghĩa với họ (thời gian, địa điểm...).
Tương tự như vậy, mọi file nhạc sync vào iPhone cũng đi vào ứng dụng Nhạc. Bên trong ứng dụng này, bạn có thể quản lý theo Nghệ sĩ, Album, Thể loại... Cách sắp xếp nhanh và tiện nhất là tạo danh sách nhạc. Bạn không cần quan tâm file nhạc của bạn nằm ở đâu trên bộ nhớ của iPhone.
Trong phần lớn trường hợp, quản lý bằng thư mục là không cần thiết vì từng ứng dụng đã có cách quản lý riêng.
Cùng một nguyên tắc được áp dụng cho cả những ứng dụng bên thứ 3. PDF hay ePub tải về sẽ tự động đi vào ứng dụng Kindle, chỉ cần quản lý trên Kindle. Ứng dụng Outlook có thể cho phép người dùng đọc luôn file Docx và nếu cần thì mở bằng Words thông qua một nút bấm "liên thông". Nguyên tắc là, người dùng không cần quan tâm file ở đâu, mà chỉ cần quan tâm đến ứng dụng.
Đám mây giúp ích
Sự lên ngôi của các dịch vụ "trên mây" càng khiến các ứng dụng quản lý file trên thiết bị cá nhân trở nên thừa thãi. Điều này vẫn đúng, kể cả với Windows. Nghe nhạc bằng Spotify, bạn có thể quên luôn việc tải (nhạc lậu) rồi cặm cụi xếp vào folder. Chơi game trên Steam, bạn không cần sao lưu save game, chỉ cần biết rằng ở đâu đó Steam đã giúp bạn rồi.
Quản lý file là quản lý trên mây...
Điều này cũng đúng với chính Office của Microsoft: bạn có thể khởi tạo các tài liệu cần dùng ở trên mây. Nếu cần gửi, bạn cũng chỉ cần dùng một nút bấm trong Words/Excel/PowerPoint (File/Share). So với cách "tải về, sửa và gửi đi" truyền thống, việc chia sẻ tài liệu lên đám mây có 2 lợi ích rất lớn: 1, nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu thay vì tốn công ghép nối và 2, việc quản lý file, giữ an toàn cho file là do Microsoft (hoặc phòng ban IT) lo. Bạn không cần phải lo ổ cứng hỏng, lo copy ra USB không an toàn – nói tóm lại là quên hết những nỗi lo của cách quản lý file truyền thống.
Đặc biệt, bạn cũng chẳng cần lo file exe giả dạng thành docx để lan truyền mã độc.
Và đó là còn chưa kể đến email. Tại sao bạn lại cần quản lý file Word, Excel v...v... nếu như tất cả các file này đều sẽ phải được nhận/gửi qua email. Tôi có một desktop bừa bãi là vì thế: nếu ai đó muốn nhận file trực tiếp (thay vì qua đường dẫn OneDrive/Google Docs), tôi sẽ down file về rồi đính kèm và gửi cho họ. Desktop tôi bừa bãi, vì tôi không cần phải quan tâm có những file nào ở trong đó. Khi cần truy soát thông tin, tôi sẽ tìm kiếm OneDrive, tìm email cũ của mình.
Trong môi trường chuyên nghiệp, việc quản lý tài liệu thường đã có người khác hoạch định cho bạn.
Không cần quan tâm
Nguyên tắc ở đây vẫn chỉ có 1 – và đó là nguyên tắc của iOS: mỗi ứng dụng có "không gian" của riêng mình, dù là trên mây hay trên máy. Dùng ứng dụng quản lý file trên máy cá nhân thực chất là một bước thừa thãi, bởi ứng dụng Nhạc không cần quan tâm đến file dành cho ứng dụng Ảnh, Steam không cần quan tâm đến file JPEG và Google Docs cũng chẳng cần biết Spotify đang làm gì.
Tạo ra ứng dụng quản lý file cũng có thể khiến người dùng mang tâm lý quan tâm quá mức đến những thứ không cần thiết, ví dụ, tại sao lại cần quan tâm đến folder khi ảnh của bạn đã được hệ điều hành tự động sắp xếp theo các yếu tố như Thời gian và Địa điểm? Bạn có nhét hết file ảnh vào 1 folder thì ứng dụng Ảnh cũng đã tự động tìm cho bạn ảnh ở Đà Nẵng trong mùa hè năm ngoái rồi mà.
Đừng lo quản lý file nữa, hãy để hệ điều hành/ứng dụng lo hộ bạn.
Thực tế là, suốt 12 năm qua, người dùng iOS không hề có một ứng dụng ngang tầm Windows Explorer. Dù có ứng dụng quản lý file, chính Google cũng giấu nhẹm để người dùng phải tự mò trong Settings mới có thể bật lên. Mọi tác vụ quản lý file đều có thể được thực hiện trong từng ứng dụng, hoặc trên trình duyệt. Trong môi trường công sở, việc quản lý ấy thậm chí còn được người khác thực hiện hộ tôi: mở ứng dụng, chọn file trên Office 365 của công ty là tôi đã có thể làm việc. Tốn công sao lưu rồi sắp xếp để làm gì khi tôi đã có thể dành thời gian đó cho những việc có nghĩa hơn, như là... ngồi viết bài này chẳng hạn.
