Bất cứ ai làm công việc có liên quan đến email đều biết rằng việc xử lý email yêu cầu kết nối với mạng Internet đang hoạt động. Một kết nối Internet chậm có thể khiến bạn bị giới hạn hoặc thậm chí không thể truy cập vào email. Liệu bạn có thể thiết lập Gmail ngoại tuyến và truy cập vào tất cả các email mà không cần Internet?
Điều này sẽ thực sự hữu ích, đặc biệt là khi bạn đang đi du lịch hoặc trên một chuyến bay nào đó. Và may mắn thay, nếu bạn đang sử dụng Gmail. Hôm nay, Quản Trị Mạng sẽ hướng dẫn cụ thể cho bạn cách thiết lập và sử dụng Gmail ngoại tuyến không cần kết nối Internet!
Đọc điều này trước khi bắt đầu tiến hành thiết lập
Như bạn đã biết, Gmail Offline hay còn gọi là Gmail ngoại tuyến chỉ có thể được sử dụng với Google Chrome. Bạn không nên cài đặt nó trên máy tính công cộng hoặc máy tính dùng chung vì email sẽ được lưu trữ trong bộ nhớ của trình duyệt. Vì một số lý do, nếu bạn phải làm điều này, hãy nhớ xóa ứng dụng sau khi hoàn thành công việc (chi tiết các bước sẽ được hướng dẫn bên dưới).
Dĩ nhiên, bạn cần một kết nối Internet hoạt động để thiết lập nó trước khi có thể bắt đầu sử dụng ngoại tuyến. Sau khi thiết lập, bạn có thể duyệt qua email, tìm kiếm, lưu trữ hoặc xóa chúng. Thậm chí, bạn có thể soạn email và sắp xếp chúng; chúng sẽ được gửi ngay khi có kết nối Internet.
Bây giờ bạn đã làm quen với những điều cơ bản, đây là cách bạn có thể bắt đầu.
Bắt đầu sử dụng Gmail ngoại tuyến
Tải ứng dụng Gmail ngoại tuyến
Mở ứng dụng Gmail ngoại tuyến trong cửa hàng Chrome trực tuyến. Nhấp vào Add to Chrome (Thêm vào Chrome) > Add app (Thêm ứng dụng). Tiếp theo, nhập chrome://apps vào thanh địa chỉ và nhấn Enter. Tìm và mở Gmail ngoại tuyến.
Bật Gmail ngoại tuyến
Lần đầu tiên mở ứng dụng, bạn sẽ được yêu cầu cho phép thư ngoại tuyến như được hiển thị trong hình bên trên. Chọn Allow Offline mail (Cho phép thư ngoại tuyến) và nhấp vào Continue (Tiếp tục). Nó sẽ bắt đầu đồng bộ hóa các email của bạn để sử dụng ngoại tuyến.
Đặt cấu hình Gmail ngoại tuyến
Theo mặc định, chỉ các email từ tuần trước mới được đồng bộ hóa. Nếu bạn muốn đồng bộ hóa các email cũ hơn, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt bánh răng ở trên cùng bên phải màn hình. Bạn có thể chọn tải xuống email từ tuần trước, 2 tuần trước hoặc một tháng trước. Nhấp vào Apply (Áp dụng) để lưu thay đổi.
Trong cùng một khung cài đặt, bạn có thể chọn thiết lập Vacation Responder. Đây là thư phản hồi tự động mà bạn có thể gửi dưới dạng thư trả lời cho bất kỳ email gửi đến nào. Điều này cho phép bạn thông báo với mọi người rằng bạn hiện không truy cập Internet và có thể mất một khoảng thời gian sau mới có thể truy cập lại được
Vì bạn đang sử dụng Gmail ngoại tuyến, có nhiều khả năng bạn không có quyền truy cập Internet. Trong trường hợp đó, bạn nên thiết lập Vacation Responder. Đây là cách bạn thực hiện:
- Chuyển đổi Vacation Responder sang vị trí ON (bật).
- Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Thư phản hồi tự động sẽ được gửi đi khi trả lời các email đến tự động trong khoảng thời gian này.
- Nhập Tiêu đề và Thông báo.
- Bật Only send a response to people in my Contacts (Chỉ gửi phản hồi cho những người trong danh bạ của tôi).
- Nhấp vào Apply (Áp dụng) để lưu các thay đổi.
Cách truy cập và sử dụng Gmail ngoại tuyến
Để mở ứng dụng Gmail ngoại tuyến, hãy nhập chrome://apps vào thanh địa chỉ. Tìm và nhấp vào Gmail ngoại tuyến. Ngoài ra, bạn có thể kéo biểu tượng vào thanh Bookmarks ghim nó để truy cập nhanh hơn.
Giao diện của ứng dụng Gmail ngoại tuyến dựa trên giao diện máy tính bảng của Gmail. Giao diện này có thiết lập hai khung. Khung bên trái liệt kê tất cả các email đến. Để truy cập các thư mục khác, nhấp vào nút trình đơn (ba đường kẻ ngang) ở phía trên cùng bên trái. Tại đây, bạn có thể kiểm tra Thư đã gửi, Bản nháp, Thùng rác, Spam hoặc lọc email bằng cách sử dụng Nhãn.
Để tìm kiếm email, bạn chỉ cần gõ truy vấn tìm kiếm vào thanh tìm kiếm và nhấn Enter. Ứng dụng Gmail ngoại tuyến chiếm nhiều chức năng của Gmail, nhưng may mắn thay, bạn vẫn có thể sử dụng toán tử tìm nâng cao (Advanced search operators) của Gmail để thu hẹp tìm kiếm của mình.
Để soạn một email mới, nhấp vào biểu tượng Red Compose. Sau khi nhập tin nhắn và nhập địa chỉ email của người nhận, nhấn Gửi. Tin nhắn bây giờ sẽ được xếp hàng chờ trong thư mục Hộp thư đi. Email sẽ được gửi đi ngay khi máy tính của bạn được kết nối với Internet.
Khung bên phải hiển thị nội dung thư bạn chọn trong ngăn bên trái. Để trả lời hoặc chuyển tiếp một tin nhắn, di chuyển đến cuối tin nhắn. Tại đây, nhấp vào Reply (Trả lời) để trả lời người gửi hoặc nhấp Forward (Chuyển tiếp) để chuyển tiếp email.
Bạn có thể Lưu trữ hoặc Xóa một email cụ thể bằng cách sử dụng các nút trên thanh trên cùng. Để xem các tùy chọn bổ sung, nhấp vào biểu tượng tam giác nhỏ ngược xuống bên cạnh nút Xoá. Tại đây, bạn có thể chọn di chuyển email đến một thư mục, gán nhãn, tắt tiếng, báo cáo spam, v.v ...
Nếu bạn muốn xử lý nhiều email cùng một lúc, hãy chọn các email sử dụng hộp đánh dấu được cung cấp bên cạnh. Nhấp Archive (Lưu trữ) hoặc Delete (Xóa). Mọi hành động bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa với Gmail khi máy tính kết nối với Internet.
Cách xóa Gmail ngoại tuyến
Xóa ứng dụng Gmail ngoại tuyến khỏi Chrome là một quá trình gồm hai bước. Bước đầu tiên là xóa tất cả dữ liệu được lưu trữ. Để làm như vậy, hãy nhấp vào nút trình đơn (ba dấu chấm dọc) trong Chrome. Nhấp vào Settings (Cài đặt).
Cuộn xuống cuối và nhấp vào Advanced. Điều hướng đến Content Settings (Cài đặt nội dung) > Cookie > See all cookies and site data (Xem tất cả cookie và dữ liệu trang web) > Remove all (Xóa tất cả). Một hộp thoại xác nhận sẽ bật lên. Nhấp vào Clear all (Xóa tất cả) để xác nhận.
Bây giờ, bạn đã xóa dữ liệu được lưu, bạn có thể tiếp tục xóa ứng dụng Gmail ngoại tuyến. Để làm như vậy, hãy nhập chrome://apps vào thanh địa chỉ. Nhấp chuột phải vào Gmail ngoại tuyến và nhấp vào Remove from Chrome (Xóa khỏi Chrome).
Hạn chế của Gmail ngoại tuyến
Một nhược điểm rõ ràng là Gmail Offline yêu cầu Google Chrome hoạt động. Mặc dù Chrome có thể là sự lựa chọn của đa số người dùng, nhưng có rất nhiều trình duyệt tuyệt vời khác trên mạng.
Đồng thời, Chrome phải mở mọi lúc để đồng bộ hóa tất cả các email. Không có gì bí mật khi Chrome có thể làm tăng nguồn tài nguyên hệ thống hiện có, đặc biệt trên Mac.
Có lẽ một thay thế mà người dùng không sử dụng Chrome có thể sử dụng để duyệt Gmail ngoại tuyến là thiết lập một ứng dụng email để sử dụng Gmail. Email clients trên máy tính để bàn có thể tải xuống các email của bạn, cho phép bạn thực hiện hành động khi ở trạng thái ngoại tuyến. Nếu bạn đang tìm kiếm một số ứng dụng email clients tuyệt vời, đây là Top 5 ứng dụng Email Clients miễn phí tốt nhất dành cho Desktop.
Gmail ngoại tuyến là một phiên bản Gmail được tải xuống vì vậy nó không có tất cả các tính năng của Gmail thông thường. Kích thước tệp đính kèm tối đa cho một tệp đính kèm chỉ là 5MB so với giao diện Gmail chuẩn 25MB. Tuy nhiên, bạn có thể đính kèm nhiều tệp đính lên đến 25MB trong một tin nhắn. Phím tắt trong Gmail có thể giúp bạn điều hướng nhanh hơn, nhưng phiên bản ngoại tuyến không hỗ trợ điều này. Ngoài ra, bạn bỏ lỡ một số tính năng Gmail Lab thiết yếu có thể giúp bạn tăng năng suất.
Không có mạng? Không vấn đề gì
Mặc dù bộ tính năng của Gmail ngoại tuyến chắc chắn có những hạn chế nhất định nhưng nó vẫn rất hữu ích: cho phép người dùng quản lý thư Gmail ngoại tuyến. Cho dù bạn đang trên chuyến bay hay đang ở bãi biển không có Internet, thì bạn vẫn có thể giải quyết mọi việc với email và tiết kiệm thời gian cho mình.
Bạn đã thiết lập Gmail ngoại tuyến chưa? Bạn cảm thấy như thế nào? Hãy cùng chia sẻ với chúng tôi ở phần bình luận bên dưới nhé!
Tham khảo thêm một số bài viết:
Chúc các bạn vui vẻ!
