TIN TỨC

Hộp thư email, tài khoản mạng xã hội, thậm chí cả thiết bị công nghệ - hầu như bất cứ thứ gì quan trọng đều được bảo vệ bởi một số loại mật khẩu. Nếu bạn dựa vào một bảng tính Excel vì bất kỳ lý do nào, bạn cũng nên xem xét việc thêm mật khẩu bảo vệ cho nó.

Cho dù bạn muốn hạn chế quyền truy cập vào toàn bộ tài liệu, hoặc chỉ đơn giản là ngăn những người nhất định thực hiện thay đổi đối với tệp tin, chỉ cần một hoặc hai phút để thiết lập mật khẩu. Nếu bảng tính của bạn rơi vào tay kẻ xấu, kết quả có thể vô cùng thảm thương. Vì vậy, bạn nên dành thời gian để tìm giải pháp cho mình. Mời các bạn tham khảo hướng dẫn cách đặt mật khẩu bảo vệ an toàn file Excel!

Cách đặt mật khẩu bảo vệ file Excel chỉ trong vòng một phút

Excel giúp bạn dễ dàng mã hóa bảng tính bằng cách khoá mật khẩu. Bạn chỉ cần tiến hành theo ba bước đơn giản:

1. Điều hướng đến File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password.

2. Nhập mật khẩu bạn muốn và nhấn OK.

3. Xác nhận mật khẩu của bạn.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào những gì bạn đang cố gắng bảo vệ, phương pháp chính xác mà bạn sử dụng có thể thay đổi một chút.

Mã hóa một tài liệu Excel

Phương pháp phổ biến nhất để thực hiện bảo vệ mật khẩu trên một bảng tính Excel là thông qua mã hóa. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào ai đó mở tập tin, họ phải nhập mật khẩu.

Mở tài liệu của bạn và điều hướng đến File > Info > Protect Workbook.

Chọn Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu) từ trình đơn thả xuống, sau đó nhập mật khẩu bạn muốn vào hộp thoại tiếp theo.

Sau đó, bạn cần phải nhập lại mật khẩu. Lần tiếp theo mở tài liệu, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu để tiếp tục.

Điều này nên thực hiện trên bàn phím và không đọc to, phải chắc chắn rằng bạn không quên mật khẩu. Hoàn thành xong mà không có quyền truy cập vào một bảng tính quan trọng có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng đó.

Cho phép truy cập để đọc

Thiết lập mã hóa cơ bản khá đơn giản, nhưng Excel thực sự cung cấp linh hoạt khi nói đến việc bảo vệ mật khẩu. Ví dụ, nếu bạn muốn ai đó có thể mở tài liệu, nhưng lại yêu cầu họ nhập mật khẩu khi họ muốn chỉnh sửa. Hệ thống bảo vệ kiểu này rất dễ thực hiện.

Nhấp qua File > Save As > More options.

Nhấp vào nút Tools (Công cụ) và chọn General Options (Tùy chọn chung) từ trình đơn thả xuống.

Ở đây, bạn sẽ nhận thấy có hai trường khác nhau: Password to open (Mật khẩu để mở) và Password to modify (Mật khẩu để sửa đổi). Bạn có thể để trống trường thứ hai nếu muốn hạn chế quyền chỉnh sửa mà không hạn chế quyền truy cập vào tài liệu. Khi đã hoàn tất, chỉ cần nhấp vào OK.

Lần tiếp theo mở tài liệu, bạn sẽ nhận được một lời nhắc nhở mật khẩu hơi khác một chút, như hình ở trên.

Bảo vệ bảng tính

Nếu tài liệu của bạn có nhiều hơn một trang tính, bạn có thể muốn hạn chế quyền chỉnh sửa đối với một hoặc nhiều trang tính.

Di chuyển tới tab Review (Đánh giá) và nhấp vào Protect Sheet (Bảo vệ trang tính).

Ở đây, bạn có thể nhập mật khẩu mong muốn cho trang tính hiện tại.

Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy có một loạt các hộp đánh dấu sẽ cho phép tất cả người dùng truy cập vào các chức năng nhất định. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn cung cấp cho họ khả năng sắp xếp cột, chẳng hạn như không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Thêm mật khẩu sử dụng VBA

Một tình huống cuối: bảng tính của bạn sử dụng macro VBA và bạn muốn cho phép bất kỳ ai chỉnh sửa chính tài liệu đó, nhưng nên thêm một số bảo vệ cho mã bạn đã viết. Đây là cách để làm điều đó.

Tạo một Macro mới. Bạn có thể chọn bất cứ tên gì bạn muốn, tôi sử dụng "password” như là một phần giữ chỗ.

Với mục đích của hướng dẫn này, tôi sẽ sử dụng mã sau:

Tuy nhiên, trên thực tế bạn sẽ chỉ sử dụng Macro mà bạn đang cố gắng bảo vệ. Trong Visual Basic Editor, điều hướng đến Tools > VBAProject Properties.

Trong tab Protection (Bảo vệ), bạn sẽ thấy hộp kiểm tra cho phép khóa dự án để xem. Ngoài ra, còn có các trường mà bạn có thể thêm mật khẩu bảo vệ để truy cập vào các thuộc tính của dự án.

Bạn cần lưu ý rằng mặc dù kiểu bảo vệ này có thể hữu ích nhưng cũng có những hạn chế nhất định. Đọc thêm hướng dẫn về cách phục hồi và mật khẩu Excel VBA nếu muốn biết cách làm thế nào để dễ dàng gỡ bỏ mật khẩu, miễn là bạn có các công cụ phù hợp với công việc.

Tự bảo vệ

Khi nói đến một bảng tính quan trọng, tốt hơn là hãy "cẩn tắc vô ưu".

Nhiều nơi làm việc sử dụng một tài liệu Excel chia sẻ để thực hiện tất cả các loại công việc. Cho dù đó là biểu đồ thời gian hoặc bảng điều khiển tương tác, cũng có thể có những hậu quả không mong muốn nếu những người ngoài có thể truy cập.

Chỉ mất vài giây để nhập mật khẩu, điều đó là xứng đáng. Dành thời gian để xem liệu bạn thực sự cần bảo vệ toàn bộ tài liệu hay chỉ các bộ phận cụ thể nào đó và bạn sẽ đảm bảo giảm thiểu bất kỳ sự bất tiện nào.

Bên cạnh đó, chắc chắn sẽ bất tiện hơn nếu ai đó lẻn vào bảng tính của bạn, xóa tất cả dữ liệu và ghi đè lên file.

Bạn đã có một mẹo về cách thêm mật khẩu cho tài liệu Excel? Hoặc bạn đang tìm trợ giúp với một trong các phương pháp được mô tả trong bài viết này? Dù bằng cách nào đi chăng nữa, tại sao bạn không tham gia vào cuộc trò chuyện trong phần nhận xét bên dưới?

Tham khảo thêm một số bài viết: 

Chúc các bạn vui vẻ!